مساعد اداري

وصف الوظيفة:-
تعلن مؤسسة تنمية القيادات الشابة عن حاجتها لشخص لشغل وظيفة مساعد إداري في برنامج" إشراك الشباب من اجل يمن مستقر " في محافظة عدن .

الموعد النهائي : الخميس الموافق 2/2/2012 م

بيان الوظيفة :-
الواجبات الرئيسية:-
أولا :- المهام التخطيطية والتنظيمية :-
١- تنفيذ قرارات وإدارة البرنامج بصنعاء ومنسق المشروع في المحافظة.
٢- إعداد التقارير عن أسباب ومبررات التأخير للمهام أو عدم التنفيذ.
٣- الاشتراك في وضع اللوائح والنظم والقواعد لتقويم المتدربين خلال الدراسة.
٤- الاشتراك في اقتراح الخطط المالية والفنية.
٥- اقتراح الوسائل الممكنه لتشجيع الالتحاق بالبرنامج.
٦- تصفية عهد المخزن. ( قرطاسيه وغيرها )
٧- تجميع الطلبات والمشتريات وشراءها وتوزيعها على فريق العمل حسب الطلب والاحتياج.
ثانياً :- المهام التنفيذية :-
١- أتباع إجراءات تسجيل المتدربين وتنفيذها وإعداد جدوالها بالتنسيق مع المدربين وذلك وفقاً للنظام المتبع في الوحدة والإشراف المباشر على سير الدورات وإبلاغ المشرف الأكاديمي وإدارة البرنامج بصنعاء عن أي أخطاء أو توقف للدورات.
٢- استلام ملفات المشاركين (المتدربين (وأتباع القواعد والمعايير والإجراءات اللازمة للقبول
بالتنسيق مع إدارة البرنامج بصنعاء .
٣- توقيع عقود العمل مع المدربين وفقاً لإجراءات ونظم ومعايير القبول وبالتنسيق مع ادارة البرنامج بصنعاء والمشرف الأكاديمي وتكون وفقاً للعقود المقررة رسمياً في المركز والمعتمدة من إدارة البرنامج بصنعاء.
٤- تقييم الدورات من قبل المتدربين بعد انتهائها وتفريغها وفقاً للقواعد والمعايير المسبقة في البرنامج
ورفعها إلى إدارة البرنامج بصنعاء .
٥- إعداد التقارير التقييمية وتوفير البيانات عن نشاط البرنامج ومنجزاته ورفعها للإدارة العليا دورياً.
٦- يعتبر المساعد الإداري مسئول عن توفير كافة المستلزمات والأدوات المكتبية اللازمة لسير الدورات
المختلفة.
٧- يعتبر المساعد الإداري المسئول الأول عن متابعة أصلاح أي أعطال في أجهزة الكمبيوتر وغيرها من الأجهزة وكتابة تقارير عن المشاكل المتواجدة إلى وادارة البرنامج بصنعاء مع توضيح الأسباب والمقترحات للمعالجة.
٨- الالتزام بالمحافظة على كافة أسرار العمل في البرنامج .
٩- رفع تقارير شهرية عن سير العمل في البرنامج .
١٠ - عمل وارسال خطة عمل اسبوعية.
١١ - القيام بتنفيذ أي أعمال أو مهام يكلف بها من وادارة البرنامج بصنعاء وتكون ضمن أختصاص البرنامج حتى لوكان خارج أوقات الدوام الرسمي مع الأحتفاظ بحقه في الحصول أجر الساعات الإضافية وفقاً للوائح المالية المنظمة لذلك.
الواجبات الثانوية :-
١- أرشفة وتوثيق الملفات الخاصة بالبرنامج مع الاحتفاظ بالأوراق الخاصة بالبرنامج وعدم استلامها
وتسليمها إلا وفقاً للإجراءات المتبعة ومعرفة وإدارة البرنامج بصنعاء.
٢- كتابة الرسائل الخاصة بعمل البرنامج وأرشفتها في الملف الخاص بها وتكتب الرسائل في الأوراق
الرسمية للمركز .
٣- التعاون والتنسيق مع الإدارة المالية أثناء تسجيل المتدربين فيما يخص دفع التأمين من قبل المتدربين والذي سيتم تحديده والموافقة عليه من الإدارة العليا.
المؤهلات والمهارات المطلوبة:
1. أن يكون مؤهل تأهيل متوسط على أن لا يقل عن الثانوية العامة مع وجود
تخصص في مجال اللغة الإنجليزية .
2. أن يكون لها دورات تدريبية في مجال الإدارة.
3. خبرة لاتقل عن أربع سنوات في العمل الإداري.
4. إجادة اللغة الإنجليزية نطقاً وكتابةً
5. القدرة على كتابة وتنظيم الرسائل.
6. قدرة إدارية على التعامل مع الآخرين وإدارة الأعمال في مجال العمل
7. القدرة على المتابعة والأشراف .
8. القدرة على كتابة التقارير التقيمية.
9. معرفة أساليب الأرشفة والتوثيق

فعلى من يرى نفسه مستوفي الشروط المذكورة ان يرسل السيرة الذاتية على العنوان التالي : jobvac@yldf.org بحيث تكون الرسالة بعنوان " إشراك الشباب من اجل يمن مستقر "

أخر يوم لاستلام السيرة الذاتية هو الخميس الموافق 2/2/2012 م